إن تحسين سير عمل المستندات هو المفتاح لتشغيل عملياتك بشكل جيد. هذا ليس تمرينًا لمرة واحدة بل شيء يجب عليك القيام به بانتظام لضمان أقصى قدر من الكفاءة.
يجب عليك أن تسأل نفسك باستمرار عما إذا كانت سير العمل لديك فعّالة ومنظمة بشكل جيد. هل تضمن الموافقات السريعة وتشير إلى المسؤوليات بوضوح؟ أم أنك تجدها بطيئة وغير منظمة، مع تأخيرات وارتباك يعيق التقدم؟
فكّر في سير العمل في شركتك الذي يتضمن مستندات. ضع في اعتبارك السيناريوهات التالية لتقييم موقف مؤسستك:
- هل يتم الحصول على الموافقات في الوقت المناسب، ويتم تسجيل طلبات المشروع بدقة، ويتم تحديد الأدوار بوضوح؟
- أم أنك تواجه تأخيرًا في الموافقات، وطلبات مشاريع عالقة، وارتباكًا واسع النطاق حول من يفعل ماذا؟
إذا كانت تجربتك تميل إلى الخيار الأخير، فهذا يشير إلى أن سير عمل العمليات لديك يحتاج إلى تحول. استخدم برنامج سير عمل المستندات – وهو حل مضمون لتبسيط العمليات اليومية. ستعمل هذه الأدوات على تحسين الكفاءة من خلال تبسيط عمليات عملك.
يعد اختيار برنامج سير عمل المستندات المناسب أمرًا بالغ الأهمية لتحسين وتنقية آلية عملك التنظيمية.
أفضل 10 أدوات برمجية لإدارة سير عمل المستندات في عام 2024
ما هو برنامج سير عمل المستندات؟
يساعدك برنامج سير عمل المستندات على إدارة دورة حياة المستندات بالكامل. فهو يبسط إنشاء المستندات، بدءًا من الفكرة، ويتضمن التحكم في الإصدارات، وتتبع الموافقات، والمشاركة، وتخزين المحتوى.
دعنا نستكشف كيف يمكن لأفضل أدوات سير عمل المستندات لعام 2024 إحداث ثورة في عمليات عملك.
ما الذي يجب أن تبحث عنه في برنامج سير عمل المستندات
عند البحث عن أفضل برنامج لسير عمل المستندات، يجب عليك التركيز على الميزات التي تعمل على تحسين الكفاءة وتبسيط العمليات وحماية بياناتك. تتضمن العناصر الرئيسية التي يجب البحث عنها ما يلي:
- أتمتة سير العمل: اختر برنامج سير عمل المستندات الذي يمكنه أتمتة المهام المتكررة، من توجيه المستندات إلى عمليات الموافقة، مما يحرر فريقك من المهام اليدوية
- إدارة المستندات المستندة إلى السحابة : يمكنك الوصول إلى المستندات في أي مكان وفي أي وقت، مما يضمن بقاء فريقك على نفس الصفحة، سواء كان يعمل عن بُعد أو في المكتب
- سير عمل شامل لإدارة المستندات: ابحث عن حلول توفر نظامًا قويًا لإدارة المستندات – من الإنشاء والمسح الضوئي والأرشفة إلى الاسترجاع والحذف – مما يعزز إدارة دورة حياة المستندات
- ميزات الأمان المتقدمة: تأكد من أن برنامج سير عمل المستندات يحتوي على بروتوكولات أمان قوية، بما في ذلك أذونات الوصول ومسارات التدقيق، لحماية المعلومات الحساسة
- إمكانيات التكامل: حدد برنامج سير عمل المستندات الذي يتكامل بسلاسة مع أدواتك وأنظمتك الحالية، مما يتيح سير عمل موحدًا
- التخصيص وإمكانية التوسع: اختر المنصات التي توفر قوالب مخصصة ومعالجة النماذج وواجهة السحب والإفلات، مما يسمح لك بتخصيص سير العمل لعمليات عملك الفريدة
- إدارة المستخدمين المتقدمة: ابحث عن الميزات الرئيسية التي تمكنك من إدارة أدوار المستخدمين ومسؤولياتهم، مما يضمن أن يتمكن فقط الأفراد المصرح لهم من الوصول إلى المستندات أو تحريرها أو مشاركتها
أفضل 10 برامج لإدارة سير عمل المستندات لاستخدامها في عام 2024
يجب أن يتعامل برنامج سير عمل المستندات المناسب مع تدفقات عمل المستندات المعقدة ببراعة ويوفر برنامج سير عمل مستندات قابل للتطوير وآمن ومتكامل لتلبية احتياجات عملك المتطورة. دعنا نلقي نظرة على أفضل 10 برامج سير عمل مستندات في عام 2024.
1. انقر فوق
بالإضافة إلى كونه أداة شاملة لإدارة المشاريع، فإن ClickUp هي أداة شاملة لتبسيط إنشاء المستندات وإدارتها والتعاون فيما بينها. إنها مركز مركزي لإدارة كيفية مشاركة المستندات وتحريرها ومراجعتها وتبادلها بين أعضاء الفريق، مما يعزز التحكم والتنظيم.
تتجلى تنوعات ClickUp في قدرات التكامل الشاملة التي تتمتع بها، والتي تتصل بأكثر من 1000 أداة. تتزامن عمليات التكامل الأصلية مع سير العمل الحالي لديك وتوفر منصة موحدة للمهام والمشاريع.
أفضل مميزات ClickUp
- ClickUp Docs: قم بإنشاء مستندات مخصصة لأي نوع عمل وتعاون في الوقت الفعلي. قم بتعيين أعضاء الفريق للحصول على ملاحظات، وتعيين عناصر عمل وتحويل النص إلى مهام قابلة للتنفيذ. يُحدث ClickUp Docs ثورة في الطريقة التي تنشئ بها الفرق وتدير وتتعاون في مستندات المشروع
- قوالب ClickUp: يمكنك زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد باستخدام ClickUp من خلال الاستفادة من القوالب لتبسيط عملياتك بكفاءة. توفر قوالب ClickUp، مثل قوالب توثيق العمليات وقوالب وثائق التصميم وقوالب الإجراءات التشغيلية القياسية وما إلى ذلك، أساسًا لإعداد الوثائق بسرعة لتلبية احتياجات مختلفة
- أهداف ClickUp: حدد وتتبع التقدم باستخدام أهداف دقيقة وقابلة للقياس، ودمج إنجازات المهام لتصور التقدم بدقة. قم بتنظيم الأهداف في مجلدات لإدارة مبسطة، وضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية الأوسع
- ClickUp Brain: قم بتحويل سير عمل إدارة المشروعات والمستندات لديك باستخدام ClickUp Brain. استخدم AI Knowledge Manager للحصول على رؤى فورية واعية بالسياق من مستنداتك ومهامك ومشاريعك. بالإضافة إلى ذلك، استخدم AI Project Manager لأتمتة إنشاء المستندات وتحديثات المهام وتقارير التقدم، مما يرفع من كفاءتك
قيود ClickUp
- واجه المستخدمون تحديات مع خيارات التصفية
- إن الرؤية المستمرة للمرشحات والبحث والحقول الأخرى على لوحات المعلومات قد تؤدي إلى فوضى العرض
تسعير ClickUp
- مجاني للأبد
- غير محدود: 7 دولارات شهريًا لكل مستخدم
- الأعمال: 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
- المؤسسة: اتصل بنا لمعرفة الأسعار
- ClickUp Brain: متوفر في جميع الخطط المدفوعة مقابل 5 دولارات لكل عضو في Workspace شهريًا
تقييمات ClickUp
- G2: 4.7/5 (أكثر من 2000 تقييم)
- كابتيرا: 4.7/5 (2000+ تقييم)
2. دوكيو وير
يتيح DocuWare للمؤسسات تبسيط العمليات عبر مختلف الأقسام، مثل المبيعات والموارد البشرية والمالية. من خلال تصميم العمليات وأتمتتها وفقًا لمتطلباتك الفريدة، يعمل DocuWare على دفع فريقك نحو مستويات إنتاجية متزايدة.
أفضل ميزات DocuWare
- أتمتة سير عمل المستندات المخصصة بكفاءة باستخدام برنامج إدارة سير عمل المستندات من DocuWare باستخدام واجهة السحب والإفلات
- ضمان التعامل الدقيق مع المستندات واتخاذ القرارات من خلال التحكم العميق والشفافية
- يمكنك الوصول إلى مهام سير عمل المستندات في أي مكان باستخدام الدعم عبر الهاتف المحمول وإدارة المهام بكفاءة باستخدام التحديثات التلقائية ومسح المهام والتصعيدات وقواعد الاستبدال
قيود DocuWare
- قد يشكل العمل مع المستندات دون اتصال بالإنترنت تحديات، مما قد يعيق الإنتاجية في الحالات التي لا يتوفر فيها الوصول إلى الإنترنت
- تتضمن الوظائف الشاملة لبرنامج DocuWare منحنى تعليمي قد يكون صعبًا بالنسبة للبعض، وخاصة أولئك الذين ليس لديهم خلفية تقنية
تسعير DocuWare
تقييمات DocuWare
- G2: 4.5/5 (220 تقييمًا)
- كابتيرا: 4.6/5 (88 صوتًا)
3. التدفق
يحول Fluix العمليات الورقية المرهقة إلى تدفقات عمل رقمية مبسطة للمستندات. يتيح لك استخدام Fluix تبني بيئة خالية من الورق وأتمتة المهام الروتينية والقضاء على الاختناقات التي تعيق الإنتاجية.
سواء كنت أحد قادة السوق أو مؤسسة متنامية، فإن مجموعة أدوات Fluix مصممة لتعزيز إطارك التشغيلي باستخدام المستندات الرقمية وأتمتة سير عمل المستندات.
تدفق أفضل الميزات
- قم بمركزة برنامج إدارة المستندات باستخدام Fluix لتحسين الدقة والأمان والامتثال
- احصل على التحكم في العمليات للحصول على موافقات أسرع وتحسين الامتثال مع Fluix
- حوّل البيانات إلى رؤى استراتيجية لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين العمليات باستخدام Fluix
- الوصول إلى معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب من مصدر موحد، مما يتيح اتخاذ القرارات القائمة على البيانات
قيود التدفق
- يمكن أن تكون قدرات Fluix في صنع النماذج معقدة وقد تشكل تحديًا للمستخدمين العاديين
- يواجه المستخدمون صعوبة في التبديل بين أشرطة الأدوات المختلفة للتمييز والترميز، كما أن عملية إضافة الإشارات المرجعية مرهقة
تسعير التدفق
- الحزمة الأساسية: 50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا، مع الحد الأدنى من المتطلبات وهو 10 مستخدمين
تقييمات التدفق
- G2: 4.8/5 (18 تقييمًا)
- كابتيرا: 4.8/5 (45 صوتًا)
4. دوكيوساين
تقدم DocuSign حلول برمجية لسير عمل المستندات لتبسيط عملية الاتفاق عبر وظائف الأعمال المختلفة. وهي مفيدة للتوقيعات الإلكترونية وتساعد في تحويل دورة حياة الاتفاقيات بالكامل من إنشائها إلى تنفيذها وإدارتها.
الميزات الأساسية لـ DocuSign
- أرسل المستندات ووقّعها واعتمدها رقميًا باستخدام ميزة التوقيع الإلكتروني الآمنة والملزمة قانونًا من DocuSign، والتي يمكن الوصول إليها على أي جهاز في جميع أنحاء العالم
- أتمتة عملية إدارة العقود بالكامل باستخدام CLM من DocuSign، من الصياغة إلى التجديدات، لتحسين الكفاءة وتقليل المخاطر
- إنشاء مستندات دقيقة ومتسقة تلقائيًا والاستفادة من تحليلات DocuSign للحصول على رؤى حول عمليات الاتفاق لتحسين سير عمل المستندات
قيود DocuSign
- قد تكون قدرات DocuSign غير المتصلة بالإنترنت محدودة في بعض الأحيان، مما يشكل تحديات للمستخدمين الذين يحتاجون إلى العمل مع المستندات دون الوصول إلى الإنترنت
تسعير DocuSign
- شخصي: 15 دولارًا شهريًا لتلبية احتياجات التوقيع الإلكتروني الأساسية
- القياسي: 45 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم للفرق
- Business Pro: 65 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم
- المؤسسة: التسعير المخصص
تقييمات DocuSign
- G2: 4.5/5 (2,327 تقييمًا)
- كابتيرا: 4.8/5 (517 تعليقًا)
5. الأفوكادو
Avokaado CLM هو برنامج سير عمل للمستندات متكامل مصمم لتمكين الفرق عبر الأقسام المختلفة من أتمتة العقود والتفاوض عليها وتوقيعها إلكترونيًا وإدارتها بسهولة وكفاءة. ويهدف إلى القضاء على العمل اليدوي، وتمكين المؤسسات من التركيز على المهام الاستراتيجية من خلال الاستفادة من قوة أتمتة سير العمل في عمليات التعاقد الخاصة بها.
أفضل ميزات الأفوكادو
- أتمتة إنشاء العقود والتفاوض عليها وإدارتها باستخدام Avokaado CLM لتسريع دورة الحياة وضمان الامتثال والدقة
- تعزيز التعاون بين الفريق بشأن العقود مع Avokaado، مما يتيح التواصل السلس وسير عمل المستندات مع جميع أصحاب المصلحة
- تسريع عمليات الموافقة باستخدام إمكانات التوقيع الإلكتروني الآمنة من Avokaado CLM، مما يسمح بالتوقيعات الإلكترونية من أي مكان وفي أي وقت
قيود الأفوكادو
- قد يجد المستخدمون الذين يعملون على شاشات الكمبيوتر المحمول الصغيرة صعوبة في قراءة النص أثناء عملية إنشاء المسودة، وخاصةً عندما تظهر الخيارات على الجانب الأيمن، مما يحجب رؤية مربع النص الرئيسي
تسعير الأفوكادو
- حساب مجاني: عدد غير محدود من المستخدمين، ما يصل إلى خمسة مستندات/شهر
- مساحة عمل خاصة: تسعير مخصص
- الحلول المحلية: التسعير المخصص
تقييمات الأفوكادو
- G2: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
- كابتيرا: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
6. حفظ الملف
تم تصميم FileHold لتبسيط وأتمتة سير عمل المستندات، وضمان الوصول الآمن والمتحكم إلى المستندات عبر المؤسسة. تم تصميم FileHold خصيصًا للشركات التي تسعى إلى سير عمل إدارة المستندات بكفاءة، حيث يوفر ميزات مختلفة لتعزيز أمان المستندات وإمكانية الوصول إليها والامتثال لها.
أفضل ميزات FileHold
- تعزيز أمان المستندات والامتثال لها باستخدام FileHold للوصول الآمن والمتحكم للمستندات للمستخدمين المصرح لهم فقط
- تبسيط العمليات باستخدام سير عمل المستندات القابلة للتخصيص لمراجعة المستندات والموافقة عليها، وأتمتة العمليات التجارية
- حافظ على الإنتاجية من خلال الوصول إلى المستندات في أي وقت وفي أي مكان من أي جهاز باستخدام FileHold
قيود الاحتفاظ بالملفات
- قدرات تطبيق FileHold للجوال محدودة
- قد يكون تعقيد تكوين أدوار الأمان والأذونات أمرًا شاقًا، مما قد يؤدي إلى مخاطر أمنية للبيانات إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح
تسعير FileHold
تقييمات FileHold
- G2: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
- كابتيرا: 4.7/5 (45 تعليقًا)
7. سي فلو
CFlow عبارة عن منصة سير عمل للمستندات بدون أكواد تعمل على إحداث ثورة في كيفية تعامل الشركات مع العمليات التشغيلية. فهي تلغي النماذج الورقية التقليدية ورسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات من خلال تقديم أتمتة سير العمل التي تعد بالكفاءة والإنتاجية.
أفضل ميزات CFlow
- ابدأ أتمتة سير العمل باستخدام مكتبة Cflow من قوالب سير عمل المستندات الجاهزة للاستخدام لمختلف الأقسام
- التكامل بسلاسة مع أدوات الطرف الثالث من خلال التكامل السهل لواجهة برمجة التطبيقات Cflow مع G Suite وOffice 365 والمزيد
- ضمان أمان البيانات باستخدام تشفير قوي ونسخ احتياطية آلية في مراكز بيانات AWS المحمية من الاختراق
- تمكين الموافقات المرنة، مما يسمح للمستخدمين غير المستخدمين لـ Cflow بالموافقة على الطلبات، وتحسين الفائدة
حدود التدفق
- كانت هناك حالات من الأداء البطيء أثناء عمليات نقل البيانات ذات الحجم الكبير،
تسعير CFlow
- خطة Happy: 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم بحد أدنى 10 مستخدمين
- خطة Joy: 16 دولارًا شهريًا لكل مستخدم بحد أدنى 10 مستخدمين
- خطة Bliss: 22 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم بحد أدنى 10 مستخدمين
تصنيفات CFlow
- G2: 5.0/5 (53 تقييمًا)
- كابتيرا: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
8. دوكسومو
Docsumo هو برنامج سير عمل للمستندات مصمم لاستخراج البيانات بكفاءة ودقة من المستندات غير المنظمة.
يهدف Docsumo إلى تحويل سير عمل معالجة المستندات للصناعات مثل التمويل والتأمين والعقارات والإقراض، حيث يقدم مجموعة من الميزات المصممة لتقليل الجهد اليدوي وتعظيم دقة البيانات.
مميزات برنامج Docusumo
- استخدم واجهات برمجة التطبيقات المدربة مسبقًا في Docsumo للنشر الفوري على المستندات مثل الفواتير والمعرفات
- تحسين دقة استخراج البيانات باستخدام التعلم الآلي في Docsumo الذي يتعلم من كل مستند
- استخراج البيانات بكفاءة من جداول المستندات المعقدة باستخدام Table Vision
- تقييم موثوقية البيانات باستخدام درجات ثقة دقة البيانات من Docsumo
قيود Docusumo
- قد يستغرق الإعداد الأولي وتدريب النماذج وقتًا أطول من المتوقع، وخاصةً بالنسبة للمستندات ذات التباين الكبير
تسعير Docusumo
- خطة النمو: تبدأ من 500 دولار شهريًا
- خطة العمل: التسعير المخصص
- خطة المؤسسة: تسعير مخصص
تقييمات دوكوسومو
- G2: 4.7/5 (46 تقييمًا)
- كابتيرا: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
9. لوجيستكس المستندات
تقدم Document Logistix حلول إدارة المستندات لتبسيط وأتمتة عمليات سير عمل المستندات عبر مختلف القطاعات، بما في ذلك الحسابات الدائنة والموارد البشرية والمشتريات والمزيد. الحلول مرنة ويمكن نشرها محليًا أو في السحابة أو كخدمة SaaS لتلبية الاحتياجات الفريدة للشركات المختلفة.
أفضل ميزات Document Logistix
- أتمتة عمليات المكاتب الأمامية والخلفية باستخدام حلول سير عمل المستندات الشاملة لتحويل المستندات الرقمية
- الوصول إلى التطبيقات الخاصة بالقطاعات اللوجستية والتعليم والتصنيع والمزيد لمواجهة تحديات الصناعة الفريدة
- تعزيز الكفاءة من خلال إمكانيات التكامل للأنظمة القديمة وحل سير عمل المستندات الرائد دون تعطيل سير عمل المستندات الحالي
قيود وثيقة Logistix
- تفتقر شركة Document Logistix إلى خدمات الدعم الفني والتدريب الشاملة، مما يؤكد على عدم رضا العملاء والتعلم المستمر
تسعير Document Logistix
تقييمات وثيقة Logistix
- G2: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
- كابتيرا: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
10. ريفير
تعمل Revver، المعروفة سابقًا باسم eFileCabinet، على تحويل أنظمة إدارة المستندات من مهمة معقدة إلى نشاط سهل لتحقيق النمو والتأثير الإيجابي. تقدم هذه المنصة المبتكرة مجموعة شاملة من الأدوات لتحويل العمليات المعتمدة على المستندات إلى رقمية وأتمتتها وتحسينها، وتعزيز ممارسات العمل الأفضل وتبسيط العمليات التجارية عبر مختلف القطاعات.
أفضل مميزات برنامج Revver
- أتمتة تخزين المستندات وتنظيمها لإنهاء فوضى المحتوى باستخدام Revver
- ضمان استرجاع المستندات على الفور، مما يقلل بشكل كبير من وقت البحث
- قم بتسريع سير عمل المستندات لديك باستخدام التوقيع الإلكتروني والأدوات التعاونية لمشاركة المستندات بسلاسة
- تعزيز الكفاءة وتقليل الأخطاء البشرية من خلال أتمتة العمليات التجارية والمهام المتكررة
- ضمان حماية المستندات باستخدام الأمان على مستوى البنوك وميزات الحوكمة الشاملة
حدود ريففر
- أعرب بعض المستخدمين عن حاجتهم إلى موارد تدريب أكثر سهولة في الوصول للاستفادة من ميزاتها بشكل كامل
تسعير ريفير
تقييمات ريفير
- G2: 4.3/5 (355 تقييمًا)
- كابتيرا: لا يوجد عدد كاف من المراجعات
قم بتمكين مستنداتك، وارتق بأعمالك مع ClickUp
يكشف استكشاف خيارات برامج سير عمل المستندات عن أهمية اختيار الحل الذي:
- إدارة المستندات التجارية بكفاءة
- تبسيط العمليات من خلال سير عمل المستندات الآلي
إن اختيار برنامج سير عمل المستندات المناسب يمكن أن يحول عمليات عملك من الفوضى إلى الكفاءة. وفي حين توفر كل منصة ميزات فريدة، فإن ClickUp يبرز كأفضل برنامج لسير عمل المستندات، حيث يتميز بقدرته على تحويل المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي يمكن إدارته بسهولة.
بفضل مستندات ClikUp متعددة الاستخدامات والقوالب القابلة للتخصيص والتكاملات القوية، يعمل ClickUp على تبسيط نظام إدارة المستندات وتعزيز التعاون والإنتاجية. كما تعمل أدواته التي تعمل بالذكاء الاصطناعي على تبسيط سير عمل المستندات لديك، مما يضمن إكمال فريقك للمهام بدقة وسرعة.
بالنسبة للشركات التي تستعد للارتقاء بسير عمل المستندات لديها، فإن تبني منصة ClickUp المبتكرة هو الخطوة التالية نحو دفع الابتكار والنمو.
سجل الآن مجانًا وابدأ رحلتك نحو التميز التشغيلي.
هل لديك أسئلة؟ تعليقات؟ تفضل بزيارة مركز المساعدة الخاص بنا للحصول على الدعم.